Zeiterfassung für Webdesigner

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Auch Webdesigner leben nicht nur von Luft und Liebe. Insofern kommt bei allen Kundenprojekten irgendwann der Zeitpunkt, wo die investierte Arbeitszeit mit dem Auftraggeber abgerechnet werden muss. Je nachdem, was mit dem Kunden vereinbart wurde, erfolgt dies entweder zeitbasiert oder pauschaliert. Unabhängig davon, nach welcher Art Sie mit Ihren Kunden abrechnen, sollten Sie stets Wert auf eine exakte Dokumentation ihrer Arbeitszeiten legen. Bei einer Abrechnung auf Stundenbasis sollte eine detaillierte Erläuterung der angefallenen Tätigkeiten sowieso zum guten Ton gehören. Doch auch bei pauschal vergüteten Projekten lässt sich die interne Kalkulation nur überprüfen und gegebenenfalls zukünftig anpassen, wenn über die ausgeführten Tätigkeiten akribisch Buch geführt wurde.

Trotz der Vorteile, die sich aus einer gewissenhaften Erfassung und Auswertung der Arbeitszeit ergeben, wird das Thema in der Praxis eher stiefmütterlich behandelt. So wird Projektarbeitszeit häufig nur ungenau erfasst, vergessen oder steinzeitlich mit Zetteln oder in der Tabellenkalkulation organisiert.

Verständlich sind Nachlässigkeiten in diesem Punkt allemal: Die Organisation verlangt zunächst einen gewissen Mehraufwand und wird oftmals als zusätzlicher Zeitfresser wahrgenommen. Das gilt umso mehr, wenn sich die Zeiterfassung nicht einfach in alle Arbeitsabläufe integrieren lässt, und beispielsweise Auswärtstätigkeiten erst im Nachhinein manuell erfasst werden können. Hinzu kommt die Tatsache, dass die wenigsten Webdesigner echte Einzelkämpfer sind, sondern zumindest temporär die Arbeit immer wieder mal in Teamform organisiert ist, was die Abrechnung zusätzlich verkompliziert. Und schließlich werden häufig mehrere Kundenprojekte parallel bedient, was das Chaospotential bei der Zeiterfassung ebenfalls forciert .

Das alles sorgt dafür, dass die Messlatte für eine sinnvolle Zeiterfassungssoftware relativ hoch gelegt werden muss. Fassen wir einmal die wichtigsten Anforderungen zusammen:

  • Selbsterklärende Bedienung ohne nennenswerten Mehraufwand
  • Plattformunabhängiger Zugriff, insbesondere auch vom Handy oder Tablet-Computer um etwa Aufenthalte “vor Ort” beim Kunden, Besprechungen oder Anfahrtzeiten erfassen zu können
  • Individuelle Auswahlmöglichkeit welcher Kunde, welches Projekt und welche Tätigkeit aufgezeichnet werden soll
  • Teamfähigkeit, d. h. Unterstützung von mehreren Mitarbeitern
  • SSL-Verschlüsselung der Kommunikation
  • Ausfallsicheres Cloud-Webhosting inklusive automatischer Synchronisierung
  • Auswertungen & Berichte, beispielsweise um Kunden über den Projektfortschritt informieren zu können oder für die interne Personalplanung
  • Ein Export der Daten soll möglich sein, um diese bei Bedarf intern in anderen Anwendungen weiter zu verwenden.
  • Schließlich soll die eingesetzte Lösung möglichst günstig sein

Schauen wir uns nun einige Anbieter, die mindestens diese Vorgaben erfüllen, etwas genauer an.

timr

timr besteht aus einer Webanwendung sowie Apps für die Plattformen Android, BlackBerry, iPhone und Windows Mobile. Die Arbeitszeiterfassung ist übersichtlich und bietet umfangreiche Berichtsfunktionen. Als Besonderheit bietet timr die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen sowie eine optionale Positionserfassung via GPS. Die monatliche Gebühr für den ersten Nutzer liegt bei 7,95 Euro.

clockodo

clockodo

clockodo ist sowohl als Webanwendung, als Desktop-Client (Windows, Mac, Linux) sowie zugehörigen Apps für die Plattformen Android und iPhone verfügbar. Alle Komponenten sind intuitiv bedienbar und auch das frische Design sorgt für eine gewisse Motivation zur konsequenten Benutzung. Die Auswertungsmöglichkeiten sind sehr mit zahlreichen Filterfunktionen sehr umfangreich und ebenfalls optisch sehr ansprechend. Der erste Nutzer kostet 5 Euro pro Monat, jeder weitere 4 Euro.

Harvest

Der Dienst setzt sich gegenüber seinen Mitbewerbern vor allem durch sehr umfangreichste Integrationsmöglichkeiten bei der Zeiterfassung ab. So stehen neben der Webanwendung und zugehörigen Apps für Android, iPhone und Windows Phone zahlreiche Add-ons etwa für WordPress Twitter, Gmail sowie ein Java Client zur Verfügung. Zusätzlich bietet der Dienst eine integrierte Rechnungslegung, welche insbesondere für manche Freiberufler interessant sein könnte. Die Grundgebühr für einen User liegt bei 12 Dollar.

Toggl

Auch Toggl ist sowohl als Webanwendung, Desktop-Client (Windows, Mac, Linux) sowie zugehörigen Apps für die Plattformen Android und iPhone verfügbar. Das Erscheinungsbild ist modern und die Bedienung schnörkellos. Die monatlichen Kosten liegen bei 5 Dollar pro Nutzer.

Paymo

paymo

Auch hier sind die Zugriffsmöglichkeiten umfangreich: Webanwendung, Desktop-Client (Windows, Mac) inklusive zugehörigen Apps für die Plattformen Android und iPhone stehen zur Verfügung sowie Add-ons für Firefox, Chrome und Safari und für Google Apps. Als Besonderheit wird ein umfangreiches Projektmanagement (inklusive Dokumentenverwaltung und Diskussionsmöglichkeiten im Team) sowie eine integrierte Rechnungslegung angeboten. Der Dienst ist für zwei Benutzer kostenlos, wenn auf die Rechnungslegung und die Dokumentenverwaltung verzichtet werden kann. Ansonsten belaufen sich die monatlichen Kosten auf 9,99 Dollar.

Timicx

Timicx ist als reine Webanwendung konzipiert. Spezielle Apps existieren für mobile Geräte nicht, allerdings sind die Stylesheets für die Bedienung per Touchscreen optimiert. Die Bedienung ist schnörkellos und das Erscheinungsbild unaufgeregt. Das Nutzungsentgelt pro Mitarbeiter und Monat liegt bei 8,50 Euro.

TimeTac

Auch TimeTac ist rein Webbasiert. Die Bedienung macht keine Probleme und die Berichts- und Exportfunktionen sind mehr als ausreichend. Die Kosten liegen in der sinnvollen Pro-Version bei 9,99 Euro je Mitarbeiter.

Über Jens Kilgenstein

Ich bin seit über zehn Jahren im Bereich Webdesign tätig und betreue seitdem kleine und große Kunden bei der Konzeption und Umsetzung von Webprojekten. → Zum Profil

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